Nếu bạn từng sử dụng những phần mềm này: Evernote, Trello, Todoist… hay chỉ đơn giản là thích dùng những phần mềm ghi chú trên chiếc Smartphone của mình, thì Notion sinh ra để giúp bạn nâng tầm trải nghiệm của bạn đấy.
Tui cũng từng có thời gian gắn bó với Evernote, nhưng đến khi nhận ra là Evernote sẽ giới hạn 2 thiết bị làm việc một lúc hoặc bạn phải nâng cấp bản Pro, tui đã hụt hẫn rất nhiều. Và tính tui thì hay thích mấy thứ Miễn Phí hơn cơ!
Nếu có thể miêu tả cho dễ hình dung thì Notion là phần mềm note Tất Cả Trong Một: nó có tất cả của Evernote + Trello + Todoist + Wiki + nhiều app ghi chú khác.
Notion mang đến cho người dùng trải nghiệm ghi chú, lập kế hoạch, quản lý công việc… trong cùng một ứng dụng được thiết kế rất khoa học và sinh động. Nó giúp tui siêng hơn hẵn trong việc ghi chú lại những ý tưởng, mục tiêu hay đơn giản là note lại một tấm hình đẹp để hôm sau xem lại.
Vậy Notion có gì hay hơn những phần mềm note ngoài kia? Hãy cùng tui điểm qua 3 tính năng nổi bật của Notion nhé:
- Có mặt trên hầu hết các nền tảng Android, iOS, Web, Window và macOS… Bạn sẽ không bị giới hạn số lượng thiết bị dùng chung, đồng bộ hoá công việc giữa các thiết bị chưa bao giờ dễ hơn thế.
- Nổi bật với những mẫu Template có sẵn từ cộng đồng sử dụng Notion, ứng dụng từ công việc cá nhân đơn giản hàng ngày cho đến quản lý project với nhiều người tham gia.
- Miễn phí cho người dùng cá nhân và học sinh, sinh viên. Riêng điểm này Notion đã có thể đánh bay rất nhiều đối thủ cạnh tranh của mình.
Và điểm tui thích nhất ở Notion là việc bạn có thể note tất cả những ý tưởng bạn có, ở bất cứ đâu. Việc sắp xếp lại có thể để sau (thông qua tính năng chuyển đổi định dạng Block sau này). Việc này giúp tui không bị “tuột ý tưởng” khi phải chờ chọn đúng phần ghi chú rồi mới được viết như những phần mềm note khác.
Notion là gì?
Là ứng dụng ghi chú được phát triển bởi Notion Labs Inc. thành lập năm 2016. Trải qua nhiều giai đoạn phát triền của mình, đến tháng 4 – 2020, Notion được định giá khoản 2 tỷ Dollar và đang có hơn 4 triệu người sử dụng.
Notion tự định hình là một ứng dụng đa nền tảng Tất cả trong một (All-in-one workspace): nơi mà bạn có thể quản lý ghi chú cá nhân, công việc, cơ sở dữ liệu, wiki… tất tần tật chỉ trong một không gian làm việc.
Điểm hay là nhờ sự tùy biến cao của nền tảng phần mềm ghi chú này, Notion giúp chúng ta có thể nhanh chóng ghi lại những ý tưởng thoáng qua, note lại một điều hay ho vừa phát hiện hay quản lý cả một dự án với nhiều người tham gia. Tất cả đều có thể chỉnh sửa và biên tập lại sau, cứ note lại trước đã.
Đăng ký và trải nghiệm Notion
Là một ứng dụng trên nhiều nền tảng và khả năng hoạt động cùng nhau cực trơn tru, giúp bạn tự do thoải mái trong việc sử dụng những thiết bị yêu thích của mình cho công việc:
- Đăng ký tài khoản với Notion
- Notion trên nền Web
- Phần mềm trên máy tính để bàn Windows/ Mac
- Phần mềm trên di động Android/ iOS
Những khái niệm cơ bản trong Notion
Notion đưa ra khái niệm đầu tiên là Pages (Trang): trong một trang lại có thể chứa một trang khác, và cứ như thế tiếp tục. Có thể hình dung Pages như một dạng Folders (thư mục) trong Windows ý. Và ở mỗi trang, bạn có thể tạo 1 hoặc nhiều Blocks.
Block là một đơn vị cơ bản nhất trong Notion: nó là bất cứ thứ gì bạn nhập vào. Đó có thể là một mục việc cần làm, một đoạn code, một hình ảnh, todo list hoặc bất cứ thứ gì khác. Đây thực chất là các building block để xây dựng mọi thứ khác trong Notion. Rất may mắn là sau khi sửa đổi chính sách của mình, bản Miễn Phí không còn bị giới hạn 1000 Blocks nữa, đây là một tin cực vui.
Để thêm 1 Block vào bài viết của mình, cách nhanh nhất và cũng là tiện lợi nhất là dùng phím “/” để gọi 1 cửa sổ các Block có sẵn để thêm vào bài viết của mình.
Đây cũng chính là cách thiết kế giúp người dùng ít phải nhấc tay ra khỏi bàn phím càng nhiều càng tốt, giúp việc nhập liệu nhanh chóng hơn và không bị ngắt dòng ý tưởng của mình. Một thiết kế theo tui là rất đáng giá.
Những lệnh tạo Block hay sử dụng
Bản thân tui cũng đang trong quá trình mày mò cách sử dụng Notion sao cho hiệu quả, và những lệnh dưới này đã giúp tui tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu của mình:
# Tiêu đề H1
## Tiêu đề H2
### Tiêu đề H3
— Tạo một đường cắt đoạn (gõ 3 dấu – liền nhau)
/page Tạo mới trang
/toc Tạo một Table of Content – chỉ mục văn bản
/bulleted list Tạo danh sách dấu chấm đầu dòng
/numbered list Tạo danh sách số thứ tự
/toggle list Tạo một dạng đóng mở vùng đọc giúp văn bản gọn hơn
Thủ thuật và những hướng dẫn cơ bản
Là nền tảng phần mềm ghi chú với khả năng tùy biến rất lớn, nên việc sử dụng Notion như thế nào phụ thuộc hoàn toàn vào cá tính và sở thích của mỗi người dùng. Và nếu bạn chưa định hình được mình sẽ dùng Notion như thế nào cho công việc của mình thì Template là phao cứu sinh của bạn.
Template là bộ sưu tập của cộng đồng người dùng Notion đã tùy biến sẵn với rất nhiều mẫu khác nhau, phù hợp cho từng công việc cụ thể: từ ghi chú cá nhân, ghi chém tài liệu học tập, mục tiêu bản thân hay quản lý dự án… Bạn có thể tham khảo và tìm ra Template phù hợp nhất để có thể hình dung rõ hơn về những thứ Notion có thể làm nhé.
Những link hữu ích khác
Video cơ bản nhất để sử dụng Notion
Tạo một trang quản lý công việc đơn giản
Hạn chế của Notion
Theo quan điểm cá nhân, Notion là một phần mềm ghi chú miễn phí có thể nói là tốt nhất hiện nay, nhưng bên cạnh đó nó cũng có những hạn chế nhất định:
- Phiên bản miễn phí là một trải nghiệm cực kỳ đã tay, nhưng bạn sẽ bị giới hạn một số thứ như file đính kèm dưới 5mb, chỉ chia sẽ được cho 5 người.
- Chưa có API để kết nối với các ứng dụng khác.
- Bạn phải nâng cấp lên phiên bản Team�với chi phí khoản 8$/tháng để sử dụng chức năng làm việc nhóm.
- Giao diện gây sự rối loạn nhẹ khi lần đầu làm tiếp xúc, nhưng quen rồi thì bạn sẽ mê mệt đấy.
Tạm kết
Việc tìm được một phần mềm ghi chú hoàn hảo thay thế cho Evernote, Trello thực sự làm tui rất phấn khích, hơn nữa nó lại còn hoàn toàn Miễn Phí. Tui sẽ cố gắng có thêm nhiều bài viết tiếp theo để chia sẽ những kinh nghiệm, thủ thuật sử dụng Notion của mình.
Hi vọng những hướng dẫn cơ bản phía trên có thể giúp ích bạn trong công việc hàng ngày. Mọi góp ý hay bạn có thủ thuật hay ho cứ chia sẽ cho tui ở dưới comment nhé, tui sẽ rất cảm ơn đó!!